Konsep
dasar manajemen informasi
Ø Pentingnya manajemen informasi bagi
perusahaan
Manajemen informasi sebagai suatu sumber
mempunyai pola yang sama. Manajer bertanggung jawab untuk mengumpulkan data
mentah dan memprosesnya menjadi informasi yang dapat digunakan. Ia harus
memastikan bahwa orang yang ada dalam perusahaan akan dapat menerima informasi
dengan bentuk yang tepat, pada saat yang tepat pula, sehingga informasi
tersebut dapat digunakan untuk mendukung proses manajemen. Yang terakhir,
manajer harus membuang informasi yang kuno, tidak lengkap, dan salah, dan
menggantinya dengan informasi yang dapat digunakan. Semua aktifitas ini disebut
manajemen informasi atau Information Management.
Minat terhadap manajemen informasi telah
meningkat sejak tahun-tahun terakhir ini, yaitu tidak hanya dalam dunia bisnis,
namun juga di semua bidang dimana sumber dikelola. Dua alasan utama mengenai
hal ini adalah karena meningkatnya kekompleksan tugas manajemen dan keinginan
untuk menggunakan peralatan pemecahan masalah yang lebih baik.
Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM) merupakan suatu
terobaosan besar, karena menyadari bahwa para manajer memerlukan informasi
untuk pemecahan masalah. Ketika perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM,
mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk
mendukung manajen. Namun, bukan hanya manajemen yang memperoleh manfaat dari
penerapan SIM. Nonmanajer dan staf ahli juga menggunakan outputnya. Selain itu
juga dimanfaatkan oleh para pemakai yang berada di luar perusahaan, yaitu para
pelanggan akan menerima faktur dan laporan transaksinya, para pemegang saham
akan menerima cek deviden, dan pemerintah akan menerima laporan pajak. Dengan
demikian secara ringkas para pengguna dan pelaku sistem informasi meliputi :
• Manajer
• Non-manajer
• Orang dan unit organisasi yang ada dalam organisasi dan lingkungannya.
Dalam pembahasan pada materi SIM, yang akan dibahas lebih lanjut adalah para
pelaku dan pemakai dari kelompok manajer. Keberadaan manajer bisa kita saksikan
ada di mana-mana diberbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional pada
perusahaan.
Manajer Dijumpai pada Semua Jenjang, sesuai dengan tingkatan manajemen, yaitu :
• Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic
planning level)
Merupakan manajer pucak organisasi. Mereka mempunyai pengaruh atas
keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama beberapa tahun
mendatang. Istilah lain yang digunakan yakni eksekutif.
• Tingkat Pengendalian Manajemen (Management control level)
Merupakan manajer tingkat menengah, yang memiliki tanggung jawab untuk merubah
rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuannya tercapai.
• Tingkat Pengendalian Operasional (Operational conrol level)
Merupakan manajer tingkat bawah, yang bertangung jawab menyelesaikan
rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer ditingkat yang lebih
tinggi.
Tingkat manajemen dapat mempengaruhi sumber informasi dan bentuk penyajian
informasi. Komponen sumber informasi dikategorikan dalam dua kelompok besar
yaitu dari lingkungan dan internal. Sedangkan bentuk penyajian informasi juga
dibagi atas dua kelompok besar yakni penyajian secara ringkas dan rinci.
Selain keberadaan manajer itu ada di berbagi tingkatan organisasi atau
perusahaan. Manajer juga dijumpai dalam Bidang Fungsional perusahaan, tempat
berbagai sumberdaya dipisahkan menurut jenis pekerjaan yang dilakukan.
Pembagian bidang fungsional pada umunya yaitu seperti :
• Bidang fungsional keuangan (Finance)
• Bidang fungsional jasa informasi (Information
services)
• Bidang fungsional pemasaran (Marketing)
• Bidang fungsional sumberdaya manusia (Human
resources)
• Bidang fungsional manufaktur (Manufacturing)
Selanjutnya, dengan Tugas Manajer secara umum (Henry Fayol, 1914) :
1. Perencanaan (Planning)
2. Penataan atau pengorganisasian (Organizing)
3. Penyusunan Staf (Staffing)
4. Pengarahan (Directing)
5. Pengawasan (Controlling)
Seorang manajer merencanakan apa yang akan mereka lakukan (dalam ukuran jangka
pendek, menengah dan panjang). Kemudian, mereka melakukan pengorganisasian
untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staf organisasi
sesuai dengan kebutuhan sumberdaya yang dibutuhkan. Berdasarkan sumberdaya yang
ada, mereka mengarahkan untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka
mengendalikan sumberdaya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.
Uraian dari tugas manajer yang dinyatakan oleh Henri Fayol dianggap masih belum
menggambarkan tugas manajer secara menyeluruh. Untuk itulah dikembangkan
kerangka kerja yang lebih rinci dan dikenal dengan istilah Peranan Manajer
(Henry Mintzberg : Managerial roles) :
• Interpersonal roles (aktivitas antar pribadi) :
Figurehead (kepala), melaksanakan tugas-tugas seremonial;Ø
Leader (pemimpin), memelihara unit dengan mempekerjakan dan melatih staf
serta memberikan dorongan dan motivasi;Ø
Liaison (penghubung), menjalin hubungan dengan orang-orang di luarØ unit, rekan kerja di unitnya dengan tujuan
menyelesaikan masalah-masalah yang ada.
• Informational roles (aktivitas informasi) :
MonitorØ (pemantau), secara tetap
mencari informasi kinerja unit;
Disseminator (pewarta), meneruskan informasi yang berharga kepada orang
lain di dalam unitnya;Ø
Spokesperson (juru bicara), meneruskan informasi yang berharga kepadaØ orang-orang di luar unit – pimpinan dan
orang disekitarnya.
• Decisional roles (aktvitas keputusan) :
EntrepreneurØ (wirausahawan), membuat
perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit, misal : mengubah struktur
organisasi;
Disturbance handler (pemberes gangguan), mampu bereaksi pada
kejadian-kejadian tidak terduga;Ø
Resource Allocator (pembagi sumberdaya), mampu mengendalikanØ pengeluaran unitnya, menentukan alokasi
sumberdaya bagi unit bawahannya;
Negotiator (perunding), mampu menengahi perselisihan baik di dalam
unitnya maupun antar unit dan lingkungannya.Ø
Seorang manajer yang berhasil harus banyak memiliki keahlian. Dari sekian
banyak keahlian tersebut, terdapat dua keahlian yang mendasar, yaitu :
1. Keahlian Komunikasi (communication skill); manajajer senantiasa
berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, orang-orang lain di unit lain dalam
perusahaan, dan orang-orang lain di luar perusahaan. Media yang digunakan bisa
berupa media tertulis atau lisan. Tiap manajer memiliki pilihannya tersendiri
dan menyusun suatu paduan media komunikasi yang sesuai dengan gaya
manajemennya.
2. Keahlian Pemecahan Masalah (problem solving); sebagai suatu kegiatan yang
mengarah pada sokusi dari suatu permasalahan. Selama proses pemecahan masalah,
manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (decision making), yaiu tindakan
memilih dari berbagai alternative tindakan. Pada umumnya, manajer perlu membuat
keputusan ganda dalam proses memecahkan suatu permasalahan tunggal.
Selain keahlian dasar tersebut, seorang manajer juga harus mengerti mengenai
pengetahuan manajemen yang berbasis komputer, yaitu
1. Mengerti Komputer; istilah-istilah komputer, keunggulan dan kelemahan
komputer, kemampuan menggunakan komputer, dll.
2. Mengerti Informasi; bagaimana menggunakan informasi, perolehan informasi,
dan bagaimana berbagi informasi, dll.
Kesimpulan
Sumber daya manajemen ada dua, yaitu :
1. Sumber daya fisik : manusia, mesin, material, uang.
2. Sumber daya konseptual : informasi (termasuk data).
Peranan manajer mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan secara efektif.
Sebagai tindak lanjut dari peranan manajer maka perlu adanya usha penataan
sumber daya termasuk didalamnya manajemen informasi yakni berupa:
• Sumber daya harus di susun sedemikian rupa sehingga setipa saat di perlukan
dapat segera dimanfaatkan dan perlu dilakukan modifikasi.
• Sumber daya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin.
• Sumber daya harus selalu diperbaharui.
Keterampilan manajemen adalah keahlian komputer dan keahlian informasi.di jaman
yang sudah mengandalkan teknologi serba canggih ini, komputer adalah alat yang
wajib bisa di kuasai. Karena hampir semua perusahaan menggunakan komputer untuk
menjalankan pekerjaan.
Manajer dan sistem informasi, sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang
saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu, contoh : perusahaan
manufaktur, setiap system memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari
lingkungannya, tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama,
namun secara umum bisa di gambarkan terdiri dari sumberdaya input (masukkan),
proses transformasi dan sumberdaya output (keluaran).
Ø Pengertian data dan informasi
1. Data
Menurut Indrajani (2008) data merupakan sebuah fakta mentah tentang orang,
tempat, kejadian, dan apapun yang yang penting bagi sebuah toko yang harus
dikontrol dan dikelola untuk menghasilkan suatu informasi yang memiliki arti
bagi toko.
Jadi data itu adalah kumpulan dari objek dan peristiwa yang akan dikontrol dan
dikelola yang disimpan untuk kemudian menjadi sebuah informasi.
2. Informasi
Menurut Laudon (2007) informasi didefinisikan sebagai data yang dibuat menjadi
bentuk yang dapat dimengerti dan berguna bagi manusia Informasi dan data
saling berkaitan erat, dan dalam keseharian digunakan secara bergantian.
Informasi digunakan dibanyak toko/perusahaan yang berfungsi sebagai sumber
pengetahuan bagi toko/perusahaan untuk menentukan proses bisnis dan dapat
membantu toko dalam mengambil keputusan bisnis.
Jadi dapat disimpulkan informasi itu adalah hasil akhir dari proses pengolahan
data yang dapat digunakan sebagai pengetahuan yang dapat dimanfaatkan toko dan
banyak orang.
Ø Evolusi dan pencapaian CBLS
1. Apa Itu CBIS ?
Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based
Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah
informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang
mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan
analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data,
informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer.
Sistem Informasi Manajemen
berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting
dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi
memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada
prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat
berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat
dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah computer-based atau
pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
Walau banyak orang mungkin
menyumbangkan keahlian khusus mereka untuk pengembangan sistem berbasis komputer,
pemakailah yang bertanggung jawab atas siklus hidup sistem. Tanggung jawab
untuk mengelola CBIS ditugaskan pada manajer.
Ketika manajer memilih untuk
memanfaatkan dukungan para spesialis informasi, kedua pihak bekerjasama untuk
mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah, mengidentifikasi dan mengevaluasi
solusi alternative, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan
perangkat lunak yang sesuai, membuat basis data, dan menjaga kemutakhiran
sistem.
a. Kontribusi CBIS
Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam
pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian
manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi subunit-sub unit
dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan
perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah
mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan
satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif
sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Manfaat utama dari perkembangan
sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :
· penghematan waktu (time saving)
· penghematan biaya (cost saving)
· peningkatan efektivitas (effectiveness)
· pengembangan teknologi (technology development)
· pengembangan personel akuntansi (accounting staff development).
Dengan berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan
setiap perusahaan dapat bertahan dalam arena kompetisi yang semakin ketat.
b. Sub Sistem
dari Sistem Informasi Berbasis Komputer
Sub sistem dari
CBIS adalah :
1. Sistem
Informasi Akuntansi
2. Sistem
Informasi Manajemen
3. Sistem
Pendukung Keputusan
4. Automasi
Kantor (Virtual Office)
5. Sistem Pakar
c. Mencapai CBIS
Upaya pencapaian system
informai bebasis komputer mennunakan End User Computing,
yaitu pengembangan sistem berbasis komputer yang dilakukan oleh pemakai
sendiri.
Setiap subsistem CBIS melalui proses evolusi yang disebut siklus hidup
system. Tahap-tahap dari siklus hidup system yaitu:
- Perencanaan
- Analisis
- Rancangan
- Penerapan
- Pengunaan
2. Evolusi CBIS
Evolusi dari computer based information system adalah : Pengembangan CBIS
mengikuti system life cycle, yang terdiri dari : Siklus hidup suatu sistem bisa
berlangsung beberapa bulan ataupun beberapa tahun (dalam satuan bulan atau
tahun). Penentu lama dan yang bertanggung jawab atas SLC berulang ialah pemakai
CBIS. Walau banyak orang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka untuk
pengembangan sistem berbasis komputer, pemakailah yang bertanggung jawab atas
siklus hidup sistem. Tanggung jawab untuk mengelola CBIS ditugaskan pada
manajer.
Seiring
berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup dan mengatur para
spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan
CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang
diharapkan. Tanggung jawab keseluruhan manajer dan dukungan tahap demi tahap
yang diberikan oleh spesialis informasi.
Kemudian saya akan membahas evolusi CBIS dari era 40-an sampai 2012.
Evolusi CBSI dari era 40 sampai 2020:
CBIS (Computer Based Information System)
CBIS atau bahasa indonesianya itu sistem informasi berbasis komputer adalah
salah satu dari
perkembangan informasi pada abad sekarang.
I. ABACUS (4000 sm)
Alat mekanik yang disusun dari batu dengan batu koral yang dikaitkan pada
kawat. Posisi
batu koral pada tiap kawat akan menentukan angka digit.
# 1623
Willhelm Shickhard (University of Tubigen)
Membuat sebuah mesin yang dapat melakukan 4 operasi aritmatika dasar secara
otomatis.
#1645
Blaise pascal (Filsuf dari Francis)
Mengembangkan kalkulator mekanik
#1801
Joseph Maria Jacquard ( Ahli Tenun dari Prancis)
Membuat slst tambahan pada alat tenun yang menghasilkan pola tenun secara
otomatis.
#1821
Charles Babbge (Inggris)
Penemunanya : DIFFERENCE Engine, berfungsi untuk melakukan operasi hitung.
Kemudian Baggage mengembangkan suatu ide mesin Analitikal, yang memiliki
banyak kemiripan dengan kimputer digital stored program abad ke-29. Menggunakan
dua macam kartu, yaitu:
• Operating cards :menyatakan fungsi tertentu yang akan dilakukan.
• Varrable cards : menyatakan data actual.
#1887
Dr. Herman Hollrith (Ahli Statistik, Amerika)
Mengembangakan mesin tabulais yang menggunakan konsep punched. Berdasarkan
pada konsep Machine Readaole Card, dia merancang suatu alat yang dikenal
sebagai cencus machine (Mesin Sensus).
#1937
Howard Aiken (Harvard University)
Membuat mesin hitung otomatis yang disebut dengan mark 1, yaitu mesin
relay. Mesin ini selesai dibuat pada tahun 1944. Harvard Mark I mempunyai P=51
kaki, t= 8 kaki, terdiri atas 760.000 bagian, menggunakan 500 ml kabel dan
mempunyai berat sekitar5ton.
EVOLUSI SISTEM KOMPUTER
IBM 650
Computer drum magnetic dapat menyimpan 2000 word dalam 10 digit dan brputar
pada kecepatan 12.5000 putaran permenit.
Karakterisitik Generasi Pertama(1943-1956)
• Penggunaan tabung pakum dala sirkuit elektronik dan mercury delay lines
sebagai memory.
• Drum magnetic sebagai media penyimpanan yang utama.
• Kapasitas penyimpanan utama yang terbatas (1000-4000 byte)
• Pemerograman bahasa symbol tingkat rendah
• Problem panas dan pemeliharaan
• Aplikasi penghitungan sains,proses payroll, penyim[anan record.
• Waktu siklus milidetik
• Harga $5 peroperasi 2000 intuksi/detik
Generasi Kedua (1957-1964)
• Menggunakan transitor untuk operasil internal.
• Magnetic core sebagai media penyimpanan internal utama.
• 1/0 lebih cepat.
• Mempunyi kapasitas 4k-32k byte.
• Mempunyai bahasa pemerograman tingkat tinggi(COBO,ALGO,FORTRAN).
• Penurunan yang besar dalam ukuran dan panas yang dihasilkan
• Aplikasi berorientasi batch
• Kecepatan pemerosesan 1 juta intruksi perderik
• Biaya 50 sen peroperasi floating point.
Generasi Ketiga (1965-1971)
• Menggunakan sirkuit terintegrasi.
• Waktu siklus nanodetik
• Biaya 5 sen per operasi floating point
• Magnetic core dan penyimpanan utama yang padat (32k-3m byte)
• Kecepatan pemerosesan 10 mips
• Lebih Fleksibel 1/0, berorientasi disk.
Generasi Keempat (1972-1989)
• Menggunakan large-scale intergrade circuit
• Biaya 1-100 sampai 1 sen / operasi floating point
• Kecepatan pemerosesan 100mips- 1bips
• Tersedia program canggih untuk aplikasi khusus
• Kecangguihan peralatan 1/0 komputer yang meningkat
• Penggunaan minicomputer,mikroprosseor dan kompabilitas antar
peralatan(hardware)yang disediakan oleh pabrik yang berada.
1990-2020
Penggembangan semakin cepat dan canggih .
Antrian jasa informasi,para spesialis informasi selau memiliki lebih banyak
pekerjaan dengan yang dapat mereka tangani.Pemakai inngin mendapat layanan
cepat. Perangkat keras yang murah. Perangat lunak jadi, menawarkan dukungan
peningkatan dan kemudahan penggunaan,dan memampukan perusahaan dan individu
degan sedikit atau tanpa keahlian komputer untuk menerapka sistem berbasis
komputer.
Ada pula evolusi CBIS menurut fokusnya.
Dengan
berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan setiap
perusahaan dapat bertahan dalam arena kompetisi yang semakin ketat.
1. Fokus awal pada data
Sistem
pemrosesan transaksi merupakan jenis sistem yang pertama kali di
impelementasikan. Fokus utama sistem ini adalah pada data
transaksi. Sistem informasi ini digunakan untuk
menghimpun, menyimpan dan memproses data transaksi serta sering kali
mengendalikan keputusan yang merupakan bagian dari transaksi, misalnya yang mengendalikan keputusan adalah sistem pemrosesan
transaksi yang sekaligus dapat memvalidasi keabsahan kartu kredit
atau mencarikan rute pesawat terbang yang terbaik sesuai dengan kebutuhan
pelanggan.
Nama
aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data
elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem
Informasi Akuntansi (SIA)
2. Fokus baru pada informasi
Tahun
1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara
penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh
pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa
aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi
manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar karena dengan
adanya Manajemen Informasi perusahaan akan mudah mendapatkan Informasi yang
akurat dan tepat guna mendukung dalam pengambilan keputusan dalam perusahaan
tersebut.
3. Fokus revisi pada pendukung keputusan.
Sistem
pendukung keputusan (Decision support system) adalah sistem informasi
interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan dan pemanipulasian data yang
digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada situasi yang tidak
terstruktur di mana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana seharusnya
dibuat.
DSS
dibuat sebagai reaksi atas ketidakpuasan terhadap Sistem Pemrosesan Transaksi
dan Sistem Informasi Manajemen sebagaimana diketahui, SIP lebih memfokuskan diri pada pengendalian transaksi yang
merupakan kegitan yang bersifat berulang dan terdefenisi dengan baik, sedangkan SIM lebih berorientasi pada penyediaan laporan bagi
manajemen yang sifatnya dinamis. DSS lebih ditunjuk untuk
mendukung manajemen dalam melakukan pekerjaan yang bersifat analistis, dalam
situsai yang kurang terstruktur dan dengan kriteria
yang kurang jelas.
4. Fokus pada Komunikasi
Pada
waktu DSS berkembang, perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office
automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara
para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik.
OA
telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice
mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission.
5. Fokus potensial pada konsultasi
Komputer
dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti
manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial
intelligence) atau biasa disebut dengan sistem pendukung kecerdasan sistem
pendukung ini memiliki beberapa karekteristik antara lain :
- Belajar atau memahami permasalahan berdasarkan penglaman
- Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap
situasi-situasi baru
- Mampu menangani masalah yang kompleks
- Memecahkan permasalahan berdasarkan penalaraan
- Menggunakan pengetahuan untuk menyelesaikan permasalahan
sumber :
http://dhanisafitri.blogspot.com/2012/10/pentingnya-manajemen-informasi-http://abbymaulanaputra911.blogspot.com/2012/10/peranan-manajer-dalam-pengelolaan.html
http://kapanpunbisa.blogspot.com/2013/05/pengertian-data-dan-informasi.html
http://tutisetiyawati.blogspot.com/2012/10/penjelasan-cbis-dan-evolusinya.html
