Kamis, 24 Oktober 2013

Konsep dasar manajemen informasi



Konsep dasar manajemen informasi

Ø Pentingnya manajemen informasi bagi perusahaan
Manajemen informasi sebagai suatu sumber mempunyai pola yang sama. Manajer bertanggung jawab untuk mengumpulkan data mentah dan memprosesnya menjadi informasi yang dapat digunakan. Ia harus memastikan bahwa orang yang ada dalam perusahaan akan dapat menerima informasi dengan bentuk yang tepat, pada saat yang tepat pula, sehingga informasi tersebut dapat digunakan untuk mendukung proses manajemen. Yang terakhir, manajer harus membuang informasi yang kuno, tidak lengkap, dan salah, dan menggantinya dengan informasi yang dapat digunakan. Semua aktifitas ini disebut manajemen informasi atau Information Management.
Minat terhadap manajemen informasi telah meningkat sejak tahun-tahun terakhir ini, yaitu tidak hanya dalam dunia bisnis, namun juga di semua bidang dimana sumber dikelola. Dua alasan utama mengenai hal ini adalah karena meningkatnya kekompleksan tugas manajemen dan keinginan untuk menggunakan peralatan pemecahan masalah yang lebih baik.


Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM) merupakan suatu terobaosan besar, karena menyadari bahwa para manajer memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. Ketika perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajen. Namun, bukan hanya manajemen yang memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Nonmanajer dan staf ahli juga menggunakan outputnya. Selain itu juga dimanfaatkan oleh para pemakai yang berada di luar perusahaan, yaitu para pelanggan akan menerima faktur dan laporan transaksinya, para pemegang saham akan menerima cek deviden, dan pemerintah akan menerima laporan pajak. Dengan demikian secara ringkas para pengguna dan pelaku sistem informasi meliputi :
• Manajer
• Non-manajer
• Orang dan unit organisasi yang ada dalam organisasi dan lingkungannya.

Dalam pembahasan pada materi SIM, yang akan dibahas lebih lanjut adalah para pelaku dan pemakai dari kelompok manajer. Keberadaan manajer bisa kita saksikan ada di mana-mana diberbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional pada perusahaan.
Manajer Dijumpai pada Semua Jenjang, sesuai dengan tingkatan manajemen, yaitu :
• Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level)
Merupakan manajer pucak organisasi. Mereka mempunyai pengaruh atas keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama beberapa tahun mendatang. Istilah lain yang digunakan yakni eksekutif.
• Tingkat Pengendalian Manajemen (Management control level)
Merupakan manajer tingkat menengah, yang memiliki tanggung jawab untuk merubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuannya tercapai.
• Tingkat Pengendalian Operasional (Operational conrol level)
Merupakan manajer tingkat bawah, yang bertangung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer ditingkat yang lebih tinggi.
Tingkat manajemen dapat mempengaruhi sumber informasi dan bentuk penyajian informasi. Komponen sumber informasi dikategorikan dalam dua kelompok besar yaitu dari lingkungan dan internal. Sedangkan bentuk penyajian informasi juga dibagi atas dua kelompok besar yakni penyajian secara ringkas dan rinci.
Selain keberadaan manajer itu ada di berbagi tingkatan organisasi atau perusahaan. Manajer juga dijumpai dalam Bidang Fungsional perusahaan, tempat berbagai sumberdaya dipisahkan menurut jenis pekerjaan yang dilakukan. Pembagian bidang fungsional pada umunya yaitu seperti :
• Bidang fungsional keuangan (Finance)
• Bidang fungsional jasa informasi (Information services)
• Bidang fungsional pemasaran (Marketing)
• Bidang fungsional sumberdaya manusia (Human resources)
• Bidang fungsional manufaktur (Manufacturing)

Selanjutnya, dengan Tugas Manajer secara umum (Henry Fayol, 1914) :
1. Perencanaan (Planning)
2. Penataan atau pengorganisasian (Organizing)
3. Penyusunan Staf (Staffing)
4. Pengarahan (Directing)
5. Pengawasan (Controlling)

Seorang manajer merencanakan apa yang akan mereka lakukan (dalam ukuran jangka pendek, menengah dan panjang). Kemudian, mereka melakukan pengorganisasian untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staf organisasi sesuai dengan kebutuhan sumberdaya yang dibutuhkan. Berdasarkan sumberdaya yang ada, mereka mengarahkan untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan sumberdaya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.
Uraian dari tugas manajer yang dinyatakan oleh Henri Fayol dianggap masih belum menggambarkan tugas manajer secara menyeluruh. Untuk itulah dikembangkan kerangka kerja yang lebih rinci dan dikenal dengan istilah Peranan Manajer (Henry Mintzberg : Managerial roles) :


• Interpersonal roles (aktivitas antar pribadi) :
 Figurehead (kepala), melaksanakan tugas-tugas seremonial;
Ø
 Leader (pemimpin), memelihara unit dengan mempekerjakan dan melatih staf serta memberikan dorongan dan motivasi;
Ø
 Liaison (penghubung), menjalin hubungan dengan orang-orang di luar
Ø unit, rekan kerja di unitnya dengan tujuan menyelesaikan masalah-masalah yang ada.
• Informational roles (aktivitas informasi) :
 Monitor
Ø (pemantau), secara tetap mencari informasi kinerja unit;
 Disseminator (pewarta), meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain di dalam unitnya;
Ø
 Spokesperson (juru bicara), meneruskan informasi yang berharga kepada
Ø orang-orang di luar unit – pimpinan dan orang disekitarnya.
• Decisional roles (aktvitas keputusan) :
 Entrepreneur
Ø (wirausahawan), membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit, misal : mengubah struktur organisasi;
 Disturbance handler (pemberes gangguan), mampu bereaksi pada kejadian-kejadian tidak terduga;
Ø
 Resource Allocator (pembagi sumberdaya), mampu mengendalikan
Ø pengeluaran unitnya, menentukan alokasi sumberdaya bagi unit bawahannya;
 Negotiator (perunding), mampu menengahi perselisihan baik di dalam unitnya maupun antar unit dan lingkungannya.
Ø

Seorang manajer yang berhasil harus banyak memiliki keahlian. Dari sekian banyak keahlian tersebut, terdapat dua keahlian yang mendasar, yaitu :
1. Keahlian Komunikasi (communication skill); manajajer senantiasa berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, orang-orang lain di unit lain dalam perusahaan, dan orang-orang lain di luar perusahaan. Media yang digunakan bisa berupa media tertulis atau lisan. Tiap manajer memiliki pilihannya tersendiri dan menyusun suatu paduan media komunikasi yang sesuai dengan gaya manajemennya.
2. Keahlian Pemecahan Masalah (problem solving); sebagai suatu kegiatan yang mengarah pada sokusi dari suatu permasalahan. Selama proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (decision making), yaiu tindakan memilih dari berbagai alternative tindakan. Pada umumnya, manajer perlu membuat keputusan ganda dalam proses memecahkan suatu permasalahan tunggal.

Selain keahlian dasar tersebut, seorang manajer juga harus mengerti mengenai pengetahuan manajemen yang berbasis komputer, yaitu
1. Mengerti Komputer; istilah-istilah komputer, keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer, dll.
2. Mengerti Informasi; bagaimana menggunakan informasi, perolehan informasi, dan bagaimana berbagi informasi, dll.


Kesimpulan

Sumber daya manajemen ada dua, yaitu :
1. Sumber daya fisik : manusia, mesin, material, uang.
2. Sumber daya konseptual : informasi (termasuk data).

Peranan manajer mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan secara efektif. Sebagai tindak lanjut dari peranan manajer maka perlu adanya usha penataan sumber daya termasuk didalamnya manajemen informasi yakni berupa:
• Sumber daya harus di susun sedemikian rupa sehingga setipa saat di perlukan dapat segera dimanfaatkan dan perlu dilakukan modifikasi.
• Sumber daya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin.
• Sumber daya harus selalu diperbaharui.

Keterampilan manajemen adalah keahlian komputer dan keahlian informasi.di jaman yang sudah mengandalkan teknologi serba canggih ini, komputer adalah alat yang wajib bisa di kuasai. Karena hampir semua perusahaan menggunakan komputer untuk menjalankan pekerjaan.

Manajer dan sistem informasi, sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu, contoh : perusahaan manufaktur, setiap system memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari lingkungannya, tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama, namun secara umum bisa di gambarkan terdiri dari sumberdaya input (masukkan), proses transformasi dan sumberdaya output (keluaran).




Ø Pengertian data dan informasi 
1. Data
Menurut Indrajani (2008) data merupakan sebuah fakta mentah tentang orang, tempat, kejadian, dan apapun yang yang penting bagi sebuah toko yang harus dikontrol dan dikelola untuk menghasilkan suatu informasi yang memiliki arti  bagi toko.
Jadi data itu adalah kumpulan dari objek dan peristiwa yang akan dikontrol dan dikelola yang disimpan untuk kemudian menjadi sebuah informasi.

2. Informasi
Menurut Laudon (2007) informasi didefinisikan sebagai data yang dibuat menjadi bentuk yang dapat dimengerti dan berguna bagi manusia Informasi dan data saling berkaitan erat, dan dalam keseharian digunakan secara bergantian. Informasi digunakan dibanyak toko/perusahaan yang berfungsi sebagai sumber pengetahuan bagi toko/perusahaan untuk menentukan proses bisnis dan dapat membantu toko dalam mengambil keputusan bisnis.
Jadi dapat disimpulkan informasi itu adalah hasil akhir dari proses pengolahan data yang dapat digunakan sebagai pengetahuan yang dapat dimanfaatkan toko dan banyak orang.

Ø Evolusi dan pencapaian CBLS
1. Apa Itu CBIS ?
Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer.
          Sistem Informasi Manajemen berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah computer-based atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
          Walau banyak orang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka untuk pengembangan sistem berbasis komputer, pemakailah yang bertanggung jawab atas siklus hidup sistem. Tanggung jawab untuk mengelola CBIS ditugaskan pada manajer.
          Ketika manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis informasi, kedua pihak bekerjasama untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah, mengidentifikasi dan mengevaluasi solusi alternative, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, membuat basis data, dan menjaga kemutakhiran sistem.
a. Kontribusi CBIS
Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi subunit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :
· penghematan waktu (time saving)
· penghematan biaya (cost saving)
· peningkatan efektivitas (effectiveness)
· pengembangan teknologi (technology development)
· pengembangan personel akuntansi (accounting staff development).
Dengan berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan setiap perusahaan dapat bertahan dalam arena kompetisi yang semakin ketat.
b. Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer
Sub sistem dari CBIS adalah :
1. Sistem Informasi Akuntansi
2. Sistem Informasi Manajemen
3. Sistem Pendukung Keputusan
4. Automasi Kantor (Virtual Office)
5. Sistem Pakar
c. Mencapai CBIS
Upaya pencapaian system informai bebasis komputer mennunakan End User Computing,  yaitu pengembangan sistem berbasis komputer yang dilakukan oleh pemakai sendiri.
Setiap subsistem CBIS melalui proses evolusi yang disebut siklus hidup system. Tahap-tahap dari siklus hidup system yaitu:
- Perencanaan
- Analisis
- Rancangan
- Penerapan
- Pengunaan

2. Evolusi CBIS
Evolusi dari computer based information system adalah : Pengembangan CBIS mengikuti system life cycle, yang terdiri dari : Siklus hidup suatu sistem bisa berlangsung beberapa bulan ataupun beberapa tahun (dalam satuan bulan atau tahun). Penentu lama dan yang bertanggung jawab atas SLC berulang ialah pemakai CBIS. Walau banyak orang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka untuk pengembangan sistem berbasis komputer, pemakailah yang bertanggung jawab atas siklus hidup sistem. Tanggung jawab untuk mengelola CBIS ditugaskan pada manajer. 
          Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan. Tanggung jawab keseluruhan manajer dan dukungan tahap demi tahap yang diberikan oleh spesialis informasi.
Kemudian saya akan membahas evolusi CBIS dari era 40-an sampai 2012.
Evolusi CBSI dari era 40 sampai 2020:
CBIS (Computer Based Information System)
CBIS atau bahasa indonesianya itu sistem informasi berbasis komputer adalah salah satu dari
perkembangan informasi pada abad sekarang.
I. ABACUS (4000 sm)
Alat mekanik yang disusun dari batu dengan batu koral yang dikaitkan pada kawat. Posisi
batu koral pada tiap kawat akan menentukan angka digit.
# 1623
Willhelm Shickhard (University of Tubigen)
Membuat sebuah mesin yang dapat melakukan 4 operasi aritmatika dasar secara otomatis.
#1645
Blaise pascal (Filsuf dari Francis)
Mengembangkan kalkulator mekanik
#1801
Joseph Maria Jacquard ( Ahli Tenun dari Prancis)
Membuat slst tambahan pada alat tenun yang menghasilkan pola tenun secara otomatis.
#1821
Charles Babbge (Inggris)
Penemunanya : DIFFERENCE Engine, berfungsi untuk melakukan operasi hitung.
Kemudian Baggage mengembangkan suatu ide mesin Analitikal, yang memiliki banyak kemiripan dengan kimputer digital stored program abad ke-29. Menggunakan dua macam kartu, yaitu:
• Operating cards :menyatakan fungsi tertentu yang akan dilakukan.
• Varrable cards : menyatakan data actual.
#1887
Dr. Herman Hollrith (Ahli Statistik, Amerika)
Mengembangakan mesin tabulais yang menggunakan konsep punched. Berdasarkan pada konsep Machine Readaole Card, dia merancang suatu alat yang dikenal sebagai cencus machine (Mesin Sensus).
#1937
Howard Aiken (Harvard University)
Membuat mesin hitung otomatis yang disebut dengan mark 1, yaitu mesin relay. Mesin ini selesai dibuat pada tahun 1944. Harvard Mark I mempunyai P=51 kaki, t= 8 kaki, terdiri atas 760.000 bagian, menggunakan 500 ml kabel dan mempunyai berat sekitar5ton.
EVOLUSI SISTEM KOMPUTER
IBM 650
Computer drum magnetic dapat menyimpan 2000 word dalam 10 digit dan brputar pada kecepatan 12.5000 putaran permenit.

Karakterisitik Generasi Pertama(1943-1956)
• Penggunaan tabung pakum dala sirkuit elektronik dan mercury delay lines sebagai memory.
• Drum magnetic sebagai media penyimpanan yang utama.
• Kapasitas penyimpanan utama yang terbatas (1000-4000 byte)
• Pemerograman bahasa symbol tingkat rendah
• Problem panas dan pemeliharaan
• Aplikasi penghitungan sains,proses payroll, penyim[anan record.
• Waktu siklus milidetik
• Harga $5 peroperasi 2000 intuksi/detik

Generasi Kedua (1957-1964)
• Menggunakan transitor untuk operasil internal.
• Magnetic core sebagai media penyimpanan internal utama.
• 1/0 lebih cepat.
• Mempunyi kapasitas 4k-32k byte.
• Mempunyai bahasa pemerograman tingkat tinggi(COBO,ALGO,FORTRAN).
• Penurunan yang besar dalam ukuran dan panas yang dihasilkan
• Aplikasi berorientasi batch
• Kecepatan pemerosesan 1 juta intruksi perderik
• Biaya 50 sen peroperasi floating point.

Generasi Ketiga (1965-1971)
• Menggunakan sirkuit terintegrasi.
• Waktu siklus nanodetik
• Biaya 5 sen per operasi floating point
• Magnetic core dan penyimpanan utama yang padat (32k-3m byte)
• Kecepatan pemerosesan 10 mips
• Lebih Fleksibel 1/0, berorientasi disk.

Generasi Keempat (1972-1989)
• Menggunakan large-scale intergrade circuit
• Biaya 1-100 sampai 1 sen / operasi floating point
• Kecepatan pemerosesan 100mips- 1bips
• Tersedia program canggih untuk aplikasi khusus
• Kecangguihan peralatan 1/0 komputer yang meningkat
• Penggunaan minicomputer,mikroprosseor dan kompabilitas antar peralatan(hardware)yang disediakan oleh pabrik yang berada.

1990-2020
Penggembangan semakin cepat dan canggih .
Antrian jasa informasi,para spesialis informasi selau memiliki lebih banyak pekerjaan dengan yang dapat mereka tangani.Pemakai inngin mendapat layanan cepat. Perangkat keras yang murah. Perangat lunak jadi, menawarkan dukungan peningkatan dan kemudahan penggunaan,dan memampukan perusahaan dan individu degan sedikit atau tanpa keahlian komputer untuk menerapka sistem berbasis komputer.

Ada pula evolusi CBIS menurut fokusnya.
Dengan berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan setiap perusahaan dapat bertahan dalam arena kompetisi yang semakin ketat.
1.      Fokus awal pada data
Sistem pemrosesan transaksi merupakan jenis sistem yang pertama kali di impelementasikan. Fokus utama sistem ini adalah pada data transaksi. Sistem informasi ini digunakan untuk menghimpun, menyimpan dan memproses data transaksi serta sering kali mengendalikan keputusan yang merupakan bagian dari transaksimisalnya yang mengendalikan keputusan adalah sistem pemrosesan transaksi yang sekaligus dapat memvalidasi keabsahan kartu kredit atau mencarikan rute pesawat terbang yang terbaik sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA)
2.      Fokus baru pada informasi
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar karena dengan adanya Manajemen Informasi perusahaan akan mudah mendapatkan Informasi yang akurat dan tepat guna mendukung dalam pengambilan keputusan dalam perusahaan tersebut.
3.      Fokus revisi pada pendukung keputusan.
Sistem pendukung keputusan (Decision support system) adalah sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan dan pemanipulasian data yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada situasi yang tidak terstruktur di mana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana seharusnya dibuat.
DSS dibuat sebagai reaksi atas ketidakpuasan terhadap Sistem Pemrosesan Transaksi dan Sistem Informasi Manajemen sebagaimana diketahui, SIP lebih memfokuskan diri pada pengendalian transaksi yang merupakan kegitan yang bersifat berulang dan terdefenisi dengan baik, sedangkan SIM lebih berorientasi pada penyediaan laporan bagi manajemen yang sifatnya dinamis. DSS lebih ditunjuk untuk mendukung manajemen dalam melakukan pekerjaan yang bersifat analistis, dalam situsai yang kurang terstruktur dan dengan kriteria yang kurang jelas.
4.      Fokus pada Komunikasi
Pada waktu DSS berkembang, perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik.
OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission.
5.      Fokus potensial pada konsultasi
Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence) atau biasa disebut dengan sistem pendukung kecerdasan sistem pendukung ini memiliki beberapa karekteristik antara lain :
-          Belajar atau memahami permasalahan berdasarkan penglaman
-          Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap situasi-situasi baru
-          Mampu menangani masalah yang kompleks
-          Memecahkan permasalahan berdasarkan penalaraan
-          Menggunakan pengetahuan untuk menyelesaikan permasalahan

sumber :
http://dhanisafitri.blogspot.com/2012/10/pentingnya-manajemen-informasi-http://abbymaulanaputra911.blogspot.com/2012/10/peranan-manajer-dalam-pengelolaan.html
http://kapanpunbisa.blogspot.com/2013/05/pengertian-data-dan-informasi.html
http://tutisetiyawati.blogspot.com/2012/10/penjelasan-cbis-dan-evolusinya.html